Fahrerkarte und Massenspeicher auslesen: Fristen, Bußgelder, Ablauf

Die zwei Fristen im Überblick

• Fahrerkarte: alle 28 Kalendertage. Der Chip der Fahrerkarte speichert nur rund 28 Tage Aktivitäten. Danach überschreibt das Gerät die ältesten Daten – sie sind dann unwiederbringlich weg.
• Massenspeicher der Fahrzeugeinheit: alle 90 Kalendertage. Das ist der Speicher des digitalen Kontrollgeräts (Tachograf) im Fahrzeug.

Beide Fristen laufen unabhängig voneinander. Bei einer mehrwöchigen Fernverkehrstour muss also entweder die Karte unterwegs ausgelesen werden oder das Fahrzeug rechtzeitig auf den Hof kommen.

Wie das Auslesen läuft

Ausgelesen wird mit einem Downloadschlüssel oder Kartenleser und der Unternehmerkarte. Es entstehen Dateien im .ddd-Format – behördlich „digitale Daten der Fahrerkarte“ beziehungsweise „Daten des Massenspeichers des digitalen Kontrollgeräts“. Alternativ liest eine Telematik-Box die Daten während der Fahrt aus der Ferne aus; die Fristen bleiben dabei dieselben.

Aufbewahrung

Die .ddd-Dateien sind mindestens ein Jahr aufzubewahren und bei einer Kontrolle vorzulegen. Werden dieselben Daten auch für die Lohnabrechnung genutzt, gelten die längeren steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Fristen. Sinnvoll ist eine geordnete Ablage nach Fahrer und Fahrzeug, die einzelne Datei mit sprechendem Namen (Datum, Name).

Was bei Verstoß droht

Kontrolliert wird durch das Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM) und die Landesbehörden – im Betrieb und auf der Straße. Wird die Downloadpflicht verletzt oder können bei einer Betriebskontrolle Zeiträume nicht lückenlos nachgewiesen werden, drohen Bußgelder gegen den Halter (im Bereich mehrerer Hundert Euro je Fall) und zusätzlich eine behördliche Anordnung zur künftigen Einhaltung. Fehlende Daten wiegen schwerer, wenn sie eine Prüfung der Lenk- und Ruhezeiten verhindern.

So behält man den Überblick

• Festen Rhythmus wählen – zum Beispiel Fahrerkarten alle drei Wochen, Massenspeicher einmal im Monat. Der Puffer verhindert, dass eine verschobene Tour die Frist reißt.
• Jeden Download sofort ablegen und das Datum notieren.
• Bei neuen Fahrzeugen mit intelligentem Tachograf der zweiten Generation den größeren Datenumfang einplanen.
• Für jedes Fahrzeug und jeden Fahrer eine Wiedervorlage führen – digital statt auf einem Zettel am Monitor.

Der Fristen-Monitor im VL-Cockpit führt Fahrer- und Fahrzeugfristen in einer nach Dringlichkeit sortierten Liste zusammen und warnt per E-Mail, bevor die 28 oder 90 Tage ablaufen.