E-Rechnungspflicht 2025–2028: Was Transportunternehmen jetzt wissen müssen

Was seit 2025 gilt

Mit dem Wachstumschancengesetz ist die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (B2B) zum Regelfall geworden. Der entscheidende Punkt für kleine Speditionen: Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Wer heute noch keine strukturierte Rechnung annehmen kann, ist bereits säumig.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das im Wesentlichen zwei Formate:

• XRechnung – ein reiner XML-Datensatz, verbreitet im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD / Factur-X – ein PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem XML. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Software liest den Datensatz.

Ein einfaches PDF, eingescanntes Papier oder ein Foto der Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes – auch dann nicht, wenn es per E-Mail kommt.

Der Zeitplan für die Ausstellung

Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, ist gestaffelt:

• Bis 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen weiterhin auf Papier oder als PDF ausgestellt werden – für das PDF ist die Zustimmung des Empfängers nötig.
• Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle.

Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Leistungen an Privatkunden.

Warum das für Speditionen früher schlagend wird

Der Zeitplan oben ist die gesetzliche Untergrenze. In der Praxis verlangen viele Auftraggeber aus Industrie und Handel schon heute E-Rechnungen und lehnen PDF-Rechnungen im Rechnungseingang automatisch ab. Für einen Frachtführer heißt das konkret: Ohne E-Rechnung wird die Leistung nicht bezahlt – oder der Auftrag gar nicht erst vergeben.

Aufbewahrung nach GoBD

Die E-Rechnung ist im Originalformat aufzubewahren, zehn Jahre lang und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck genügt nicht. Wichtig ist außerdem die Unveränderbarkeit: Der strukturierte Datensatz und das Sichtformat müssen übereinstimmen und dürfen nachträglich nicht abweichen.

Was jetzt zu tun ist

• Einen Weg schaffen, E-Rechnungen zu empfangen, zu prüfen und revisionssicher abzulegen.
• Ausgangsrechnungen auf ein EN-16931-Format umstellen – für die Zusammenarbeit mit großen Verladern besser heute als 2027.
• Mit der Kanzlei klären, wie die E-Rechnungen in die Buchhaltung und den DATEV-Export laufen.

Das VL-Cockpit erzeugt Ausgangsrechnungen wahlweise als ZUGFeRD-E-Rechnung und legt eingehende Rechnungen strukturiert ab – ohne zusätzliches Konverter-Werkzeug.