Die 9-€-Übernachtungspauschale für Lkw-Fahrer korrekt abrechnen

Worum es geht

Übernachtet ein Berufskraftfahrer während einer mehrtägigen Tour in der Schlafkabine seines Lkw, kann er nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG eine Pauschale von 9 € pro Kalendertag ansetzen. Diese Pauschale gilt zusätzlich zum Verpflegungsmehraufwand und deckt die typischen Kosten einer Kabinenübernachtung ab – Dusche am Rasthof, Reinigung der Bettwäsche, Parkgebühren.

Voraussetzungen

• Es handelt sich um eine auswärtige berufliche Tätigkeit mit Übernachtung – also eine mehrtägige Tour, nicht der tägliche Feierabend zu Hause.
• Der Fahrer übernachtet tatsächlich im Fahrzeug. Nutzt er ein Hotel, gilt für diese Nacht die Pauschale nicht – dann sind die tatsächlichen Übernachtungskosten anzusetzen.
• Die Pauschale wird für jeden Kalendertag gewährt, an dem auch Anspruch auf eine Verpflegungspauschale besteht (An- oder Abreisetag, voller Tag oder mehr als acht Stunden Abwesenheit).

Verpflegungsmehraufwand zur Einordnung

Im Inland gelten für den Verpflegungsmehraufwand (VMA) feste Sätze:

• 14 € für An- und Abreisetag sowie für Tage mit mehr als acht Stunden Abwesenheit.
• 28 € für jeden vollen Kalendertag (24 Stunden abwesend).

Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird gekürzt: Frühstück um 20 % (5,60 €), Mittag- und Abendessen um je 40 % (11,20 €) des vollen Tagessatzes.

Rechenbeispiel: Dreitagestour

Montag Anreise, Mittwoch Rückkehr, zwei Nächte in der Kabine:

• Montag (Anreise): 14 € VMA
• Dienstag (voller Tag, Kabinenübernachtung): 28 € VMA + 9 € Pauschale
• Mittwoch (Abreise, Kabinenübernachtung in der Nacht zuvor): 14 € VMA + 9 € Pauschale

Summe: 56 € Verpflegung + 18 € Übernachtungspauschale = 74 € für diese Tour.

Der Hebel für den Nettolohn

Der Arbeitgeber kann Verpflegungspauschale und 9-€-Pauschale als steuerfreien Auslagenersatz auszahlen (§ 3 Nr. 16 EStG). Für das Unternehmen fallen darauf keine Lohnnebenkosten an, für den Fahrer erhöht sich der Nettolohn spürbar – bei 20 Kabinennächten im Monat sind das allein aus der 9-€-Pauschale 180 € netto zusätzlich.

Häufige Fehler

• Die Pauschale für Tage ansetzen, an denen kein VMA-Anspruch besteht.
• Pauschale und Hotelrechnung für dieselbe Nacht kombinieren.
• Die Kabinenübernachtung nicht dokumentieren – bei einer Prüfung muss sie plausibel sein.
• Die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten (z. B. Frühstück im Hotelpreis) vergessen.

Das VL-Cockpit rechnet Verpflegungsmehraufwand und 9-€-Pauschale tagesscharf aus den erfassten Touren und übergibt die Beträge getrennt nach steuerfrei und pflichtig an den DATEV-Lohn-Export.