Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO

1. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die Software „VL-Cockpit“ als Cloud-Dienst zur Verfügung. Im Rahmen dieser Leistung verarbeitet der Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten der Kunden, Partner und Lieferanten, Fahrer und Fahrzeuge des Verantwortlichen sowie sonstige abrechnungsbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Verantwortlichen.

Die Verarbeitung beginnt mit dem Einrichten der Firma in VL-Cockpit und endet mit der Beendigung des Vertrags über die Nutzung von VL-Cockpit und dem Abschluss der Lösch- bzw. Rückgabeprozesse (Abschnitt 9); für bereits nummerierte Dokumente gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Abschnitt 6 der Datenschutzerklärung für VL-Cockpit).

Für die Zugangsdaten der Nutzer und für die Stammdaten der Organisation selbst ist der Auftragsverarbeiter eigener Verantwortlicher; dafür gilt die Datenschutzerklärung für VL-Cockpit.

2. Art und Zweck der Verarbeitung, Kategorien von Daten und Betroffenen

Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung eines digitalen Systems zur Unterstützung der kaufmännischen Organisation, Fristenüberwachung und Dokumentenverwaltung im Transport- und Logistikbereich. Die Verarbeitung umfasst das Speichern, Anzeigen, Ändern, Auswerten und Löschen der Daten sowie ihre Übermittlung im Auftrag des Verantwortlichen (z. B. Versand von Rechnungen per E-Mail, Übermittlung von Steueranmeldungen).

Verarbeitet werden die in Abschnitt 3 der Datenschutzerklärung für VL-Cockpit genannten Datenkategorien, insbesondere:

• Stamm- und Kontaktdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten)
• Vertrags- und Abrechnungsdaten (z. B. Rechnungs- und Buchungsinformationen, Belege)
• organisatorische Daten (Touren, Aufträge, Zuordnungen zu Fahrern/Subunternehmern)
• Beschäftigtendaten der Fahrer (z. B. Führerschein- und Fahrerkartendaten mit Ablaufdaten, Fristen, Angaben für Spesen und Lohnvorbereitung)

Betroffen sind:

• die Kunden des Verantwortlichen
• seine Partner und Lieferanten (auch Einzelunternehmer, z. B. Subunternehmer)
• seine Fahrer und weitere Mitarbeiter
• Ansprechpartner beim Verantwortlichen, bei seinen Kunden und seinen Partnern

3. Weisungsgebundenheit

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage dieses Vertrags und der dokumentierten Weisungen des Verantwortlichen. Die Nutzung der Funktionen von VL-Cockpit durch den Verantwortlichen und seine Nutzer gilt als dokumentierte Weisung. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen.

Das gilt auch für die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland. Ist der Auftragsverarbeiter durch das Recht der Union oder eines Mitgliedstaats zu einer Verarbeitung verpflichtet, teilt er dem Verantwortlichen diese rechtliche Anforderung vor der Verarbeitung mit, sofern das Recht eine solche Mitteilung nicht verbietet.

Verstößt eine Weisung nach Auffassung des Auftragsverarbeiters gegen datenschutzrechtliche Vorgaben, informiert der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich.

4. Pflichten des Auftragsverarbeiters

Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich:

• die Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich im Rahmen dieses AVV und der Weisungen vorzunehmen,
• alle Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, auf Vertraulichkeit zu verpflichten,
• geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO zu treffen (siehe Anlage 2),
• den Verantwortlichen bei der Erfüllung der Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO zu unterstützen (Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzung),
• Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich nach Kenntnis an den Verantwortlichen zu melden,
• nach Abschluss der Verarbeitung die personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen zu löschen oder zurückzugeben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Einzelheiten in Abschnitt 9),
• dem Verantwortlichen auf dessen Anfrage die Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen in geeigneter Weise nachzuweisen (z. B. durch Selbstauskunft oder bereitgestellte Unterlagen).

5. Unterauftragsverhältnisse

Der Verantwortliche genehmigt allgemein, dass der Auftragsverarbeiter die in Anlage 1 genannten Unterauftragsverarbeiter einsetzt.

Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen mindestens sechs Wochen vorher in Textform über jede beabsichtigte Hinzuziehung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters. Der Verantwortliche kann bis zum Wirksamwerden der Änderung Einspruch erheben; in diesem Fall kann jede Partei den Vertrag über die Nutzung von VL-Cockpit zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung kündigen.

Der Auftragsverarbeiter setzt Unterauftragsverarbeiter nur ein, wenn mit ihnen ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO besteht, der ihnen mindestens die Datenschutzpflichten dieses AVV auferlegt. Kommt ein Unterauftragsverarbeiter seinen Datenschutzpflichten nicht nach, haftet der Auftragsverarbeiter gegenüber dem Verantwortlichen für die Einhaltung dieser Pflichten.

Für eine Verarbeitung in einem Drittland gelten die Garantien nach Kapitel V der DSGVO; sie sind je Unterauftragsverarbeiter in der Datenschutzerklärung für VL-Cockpit genannt.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

Die zum Schutz der personenbezogenen Daten getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sind in Anlage 2 beschrieben. Der Auftragsverarbeiter hält das dort beschriebene Schutzniveau ein und passt die Maßnahmen bei geänderter Risikolage an, ohne das vereinbarte Schutzniveau zu unterschreiten.

7. Unterstützung des Verantwortlichen

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen in angemessenem Umfang bei:

• der Beantwortung von Betroffenenanfragen (Auskunft, Berichtigung, Löschung usw.),
• der Erfüllung von Meldepflichten bei Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten,
• der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen und Konsultationen mit Aufsichtsbehörden, soweit die Verarbeitung durch VL-Cockpit betroffen ist.

8. Kontrollrechte des Verantwortlichen

Der Verantwortliche ist berechtigt, sich die Einhaltung dieses AVV und der Maßnahmen nach Anlage 2 durch den Auftragsverarbeiter in angemessenem Umfang nachweisen zu lassen. Dies erfolgt in der Regel durch:

• vom Auftragsverarbeiter bereitgestellte Dokumentationen und Nachweise,
• Auskünfte in Textform.

Der Auftragsverarbeiter ermöglicht Überprüfungen einschließlich Inspektionen, die der Verantwortliche oder ein von ihm beauftragter Prüfer durchführt, und trägt dazu bei. Kontrollen vor Ort werden mit angemessener Frist vorher angekündigt und zu den üblichen Geschäftszeiten durchgeführt, ohne den Betrieb des Auftragsverarbeiters mehr als nötig zu stören.

9. Löschung und Rückgabe von Daten

Nach Beendigung der Nutzung von VL-Cockpit oder auf Weisung des Verantwortlichen:

• löscht der Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten aus den Systemen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen,
• und stellt dem Verantwortlichen auf Wunsch eine Datenrückgabe in einem gängigen maschinell auswertbaren Format zur Verfügung.

Kopien in Sicherungen werden nicht einzeln bereinigt; sie werden mit Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsdauer gelöscht (die eigenen täglichen Sicherungen nach 30 Tagen, Anlage 2).

Das Änderungsprotokoll (Anlage 2) hält auch frühere Werte geänderter Daten fest. Es wird nicht mit den Daten gelöscht, sondern bleibt als Nachweis der Änderungen erhalten; nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen löscht der Auftragsverarbeiter es auf Weisung des Verantwortlichen.

Der Verantwortliche kann seine Daten außerdem jederzeit selbst als Datei herunterladen (Datenexport in den Einstellungen).

10. Support- und Wartungszugriff

Zur Fehleranalyse und für Support-Anfragen des Verantwortlichen kann der Auftragsverarbeiter über den Betreiberbereich der Anwendung lesend auf die Daten der Organisation zugreifen. Ein Ändern der Daten findet dabei nicht statt. Jeder solche Zugriff wird mit Zeitpunkt, zugreifender Person und betroffener Organisation protokolliert; das Protokoll wird ausschließlich zu Nachweis- und Sicherheitszwecken vorgehalten.

Für Wartungsarbeiten an der Datenbank als Ganzes (z. B. Änderungen der Datenbankstruktur, Erstellung, Prüfung und Wiederherstellung der Sicherungen) greift der Auftragsverarbeiter unmittelbar auf die Datenbank zu. Inhalte einzelner Organisationen sieht er dabei nur ein, soweit es für die Wartung erforderlich ist; diese Zugriffe werden nicht je Organisation protokolliert.

11. Schlussbestimmungen

Dieser AVV ist Bestandteil des Vertrags über die Nutzung von VL-Cockpit. Bei Widersprüchen gehen die Regelungen dieses AVV den Allgemeinen Geschäftsbedingungen vor, soweit es um Datenschutz und Datenverarbeitung geht.

Der AVV wird in elektronischer Form geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO): Der Verantwortliche stimmt ihm beim Einrichten seiner Firma in VL-Cockpit zu; Zeitpunkt, zustimmendes Konto und Fassung werden gespeichert.

Für Änderungen dieses AVV gilt § 14 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen entsprechend (Mitteilung mindestens sechs Wochen vor dem Wirksamwerden in Textform, Widerspruch, Kündigungsrecht); für neue oder ersetzte Unterauftragsverarbeiter gilt Abschnitt 5. Jede Fassung trägt ein Datum; den Wortlaut der Fassung, der er zugestimmt hat, erhält der Verantwortliche auf Anfrage jederzeit in Textform.

Vertraulichkeit

• Verschlüsselte Übertragung (TLS) für alle Anwendungsteile.
• Mandantentrennung auf Datenbankebene durch Row-Level-Security: Jede Organisation sieht ausschließlich ihre eigenen Zeilen – technisch durch die Datenbank erzwungen, nicht nur durch die Anwendung. Ausnahmen sind der protokollierte, ausschließlich lesende Support-Zugriff und der Wartungszugriff des Betreibers (beide Abschnitt 10 des AVV).
• Zugriff auf Belegdateien ausschließlich für Mitglieder der jeweiligen Organisation.
• Passwort-Mindestanforderungen und Ratenbegrenzung bei Anmeldung und Registrierung.
• Der Betreiberbereich der Anwendung (Support-Zugriff, Abschnitt 10) verlangt eine Zwei-Faktor-Anmeldung.
• ELSTER-Zertifikate liegen in einem gesonderten, nicht öffentlichen Speicher, ihre PIN verschlüsselt im Tresor der Datenbank; der ELSTER-Dienst ist aus dem Internet nicht direkt erreichbar.

Integrität

• Festgeschriebene Rechnungen, Gutschriften und Buchungen können nicht mehr geändert oder gelöscht werden; die Datenbank erzwingt das.
• Änderungen an Geschäftsdaten werden in einem Protokoll festgehalten, das die Nutzer der Anwendung weder ändern noch löschen können.
• Belegdateien, auf die ein Beleg verweist, lassen sich nicht löschen.

Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit

• Tägliche Sicherungskopie der Datenbank und der Dateien auf einem eigenen Server in Deutschland; sie wird verschlüsselt, bevor sie gespeichert wird – mit einem Verfahren mit öffentlichem Schlüssel, sodass der Server selbst sie nicht lesen kann –, und nach 30 Tagen gelöscht.
• Die Wiederherstellung aus der Sicherung ist geprobt: im September 2026 vollständig in ein neues Projekt, im Oktober 2026 die heutige Sicherung (alle Tabellen mit allen Zeilen in eine leere Datenbank eingespielt, alle Dateien gegen ihre Prüfsummen geprüft).
• Datenexport: Der Verantwortliche kann seine Daten jederzeit selbst herunterladen.

Überwachung und Umgang mit Vorfällen

• Technische Fehler meldet ein Überwachungsdienst; die nächtlichen Abläufe prüft ein eigener Wächter, der bei einem Problem den Betreiber benachrichtigt.
• Erkannte Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten werden dem Verantwortlichen unverzüglich gemeldet (Abschnitt 4 des AVV).