Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich, Vertragspartner, Zielgruppe

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge über die Bereitstellung und Nutzung der webbasierten Software „VL-Cockpit“ (nachfolgend „Software“ oder „Dienst“) zwischen

Emil Dimitrov, VL Direkt – Transportservice & Fuhrparkberatung, Wilhelmstraße 29, 65428 Rüsselsheim am Main, Deutschland (nachfolgend „Anbieter“, „wir“),

und dem Kunden (nachfolgend „Kunde“, „Sie“).

(2) Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, insbesondere an Unternehmen des Güterkraftverkehrs sowie an sonstige Selbstständige und Unternehmen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, dass er den Vertrag in Ausübung seiner gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit abschließt.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Software als „Software as a Service“ (SaaS) über das Internet zur Nutzung bereit. Der Funktionsumfang richtet sich nach dem vom Kunden gewählten Tarif und der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website.

(2) Die Software umfasst insbesondere Funktionen für:

• Erstellung, Verwaltung und Versand von Angeboten, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen (inkl. berechneter Verzugszinsen);
• Erstellung strukturierter elektronischer Rechnungen im Format ZUGFeRD / Factur-X (E-Rechnung nach EN 16931);
• Vorbereitung der Buchhaltung, einschließlich Belegablage, Kategorisierung und Export für die Weiterverarbeitung durch einen Steuerberater (z. B. DATEV-Format);
• Erfassung von Zahlungseingängen;
• rechnerische Unterstützung bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und Anzeige der voraussichtlichen Zahllast;
• Auswertungen zu Erlösen, Kosten und Umsätzen;
• Verwaltung von Nutzern (Benutzer und Administratoren), Buchhaltung & Systemeinstellungen sowie Konten- und Sicherheitsparametern;
• Tour- und Auftragskalkulation für den Güterkraftverkehr;
• Überwachung von Fristen und Terminen (u. a. Fahrer- und Fahrzeugdokumente, wiederkehrende Prüfungen, Modul 95) mit Erinnerungsfunktion;
• Verwaltung des Fuhrparks, von Fahrern, Touren und Spesen im Rahmen des Speditionsbereichs;
• optionale weitere Module und Erweiterungen gemäß Tarif und Leistungsbeschreibung.

(3) Die Software ist ein Werkzeug zur eigenverantwortlichen Nutzung. Der Anbieter erbringt keine Steuerberatung, Rechtsberatung oder Buchführung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes oder des Rechtsdienstleistungsgesetzes. Berechnete Werte (z. B. Steuerbeträge, Kalkulationsergebnisse, Fristen) sind unverbindliche Hilfestellungen. Für die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit der vom Kunden erfassten Daten sowie für die Einhaltung steuerlicher, handelsrechtlicher und gewerberechtlicher Pflichten bleibt allein der Kunde verantwortlich.

(4) Der Anbieter entwickelt die Software laufend weiter. Er ist berechtigt, den Funktionsumfang anzupassen, zu erweitern oder einzelne Funktionen zu ändern, solange der vertraglich geschuldete Kernnutzen nicht wesentlich beeinträchtigt wird. Wesentliche Einschränkungen des Leistungsumfangs werden dem Kunden mit angemessener Frist in Textform angekündigt.

(5) Beta-Phase. Solange der Dienst ausdrücklich als „Beta“, „Testbetrieb“ oder „Vorabversion“ gekennzeichnet ist, kann es zu Funktionseinschränkungen, Fehlern und Änderungen kommen. Eine bestimmte Beschaffenheit oder Eignung für einen bestimmten Zweck wird für diesen Zeitraum nicht geschuldet; die gesetzliche Haftung nach § 12 bleibt unberührt.

(6) Speditionsmodul. Spezielle Funktionen für Transport und Spedition (insbesondere Fuhrpark, Tour-Kalkulator, Fahrer, Fristen und Spesen) werden schrittweise bereitgestellt und können in einzelnen Ausbaustufen als Beta-Funktionen gekennzeichnet sein. Für diese Funktionen gilt ergänzend Absatz 5. Der jeweilige Funktionsumfang und Entwicklungsstand ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung des gewählten Tarifs.

§ 3 Technische Grundlagen, Hosting und Standort der Datenverarbeitung

(1) Der Dienst wird als deutsche SaaS-Lösung betrieben. Die wesentlichen Server- und Datenbanksysteme werden ausschließlich bei Anbietern mit Rechenzentren im Gebiet der Europäischen Union betrieben. Die operative Datenhaltung für produktive Kundendaten erfolgt ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland, derzeit im Raum Frankfurt am Main.

(2) Zur Bereitstellung der Software setzt der Anbieter technische Dienstleister ein, insbesondere für:

• den Betrieb der Server, auf denen die Übermittlung an die Finanzverwaltung (ELSTER / ERiC) ausgeführt wird;
• das Hosting der Weboberfläche und der Programmschnittstellen;
• die verwaltete Datenbank, die Anmeldung der Nutzer, die Dateiablage und die sichere Verwahrung von Zertifikaten;
• die abgesicherte Netzanbindung ohne öffentlich erreichbare Zugänge;
• Domain und Namensauflösung (DNS).

(3) Für Code-Verwaltung, technische Qualitätssicherung, Datensicherung sowie Fehler- und Ereignisüberwachung nutzt der Anbieter weitere technische Dienste.

(4) Schnittstellen zu Dritten bestehen insbesondere:

• zur Finanzverwaltung (ELSTER / ERiC) für die elektronische Übermittlung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen, soweit diese Funktion für den Kunden freigeschaltet ist;
• zu einem Zahlungsdienstleister für die Abwicklung von SEPA-Lastschriften und Kartenzahlungen im Abonnement;
• zu einem Versanddienst für transaktionsbezogene E-Mails (z. B. Einladungen, Zurücksetzen des Passworts, Systemhinweise);
• zu einer europäischen KI-Plattform zur Verarbeitung und Strukturierung von Belegdaten.

(5) Die vorgenannten Dienste werden ausschließlich im Rahmen der Vertragserfüllung und unter Beachtung der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben eingesetzt. Welche Dienstleister der Anbieter einsetzt, steht in der Datenschutzerklärung für VL-Cockpit; Einzelheiten regeln die Datenschutzerklärung und die Bestimmungen zur Auftragsverarbeitung (§ 13).

§ 4 Registrierung und Vertragsschluss

(1) Die Nutzung setzt eine Registrierung voraus. Der Kunde hat die abgefragten Angaben vollständig und zutreffend zu machen und aktuell zu halten.

(2) Mit dem Absenden des Registrierungsformulars gibt der Kunde ein Angebot auf Abschluss eines Nutzungsvertrags ab. Der Vertrag kommt mit der Freischaltung des Zugangs durch den Anbieter, spätestens mit der ersten Nutzung des Dienstes durch den Kunden, zustande.

(3) Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Der Anbieter ist bei begründetem Verdacht des Missbrauchs berechtigt, den Zugang vorübergehend zu sperren.

§ 5 Testphase

(1) Der Anbieter kann eine unentgeltliche Testphase anbieten. Deren Dauer wird bei der Registrierung angezeigt (derzeit 14 Tage; für berechtigte Neugründer kann eine verlängerte Aktionsphase gelten).

(2) Während der Testphase besteht keine Zahlungspflicht. Der Kunde kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist beenden.

(3) Schließt der Kunde bis zum Ende der Testphase kein kostenpflichtiges Abonnement ab, wird der Zugang automatisch auf einen eingeschränkten, unentgeltlichen Funktionsumfang zurückgestuft oder – nach vorheriger Ankündigung in Textform – deaktiviert. Bereits erfasste Daten bleiben im Rahmen von § 10 abrufbar.

(4) Ein Anspruch auf Gewährung oder Verlängerung einer Testphase besteht nicht.

§ 6 Preise, Abonnement und Zahlung

(1) Nach Ablauf einer etwaigen Testphase erfolgt die Nutzung im Rahmen eines kostenpflichtigen Abonnements. Es gelten die zum Zeitpunkt der Bestellung auf der Website ausgewiesenen Preise des gewählten Tarifs. Alle Preise verstehen sich zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Das Abonnement wird im Voraus für den gewählten Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich) berechnet. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über einen vom Anbieter beauftragten Zahlungsdienstleister (derzeit Stripe). Der Kunde stellt ein gültiges Zahlungsmittel bereit und autorisiert den Einzug der fälligen Beträge.

(3) SEPA-Lastschrift.

• a) Der Kunde kann dem Zahlungsdienstleister im Rahmen des Registrierungs- bzw. Bestellprozesses ein SEPA-Lastschriftmandat (SEPA-Basis-Lastschrift) erteilen.
• b) Der Einzug der Lastschrift erfolgt zu Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums bzw. zu dem bei Bestellung angegebenen Fälligkeitstermin.
• c) Der Kunde erhält eine Vorabankündigung (Pre-Notification) über Betrag und Fälligkeitsdatum. Die Frist für die Vorabankündigung kann, soweit gesetzlich zulässig, auf einige Tage vor Fälligkeit verkürzt werden; die jeweils geltende Frist wird im Zahlungsprozess angezeigt.
• d) Der Kunde sichert zu, für ausreichende Deckung des angegebenen Kontos zu sorgen und haftet für Kosten, die aus einer nicht autorisierten Rücklastschrift oder aus mangelnder Deckung entstehen.

(4) Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, den Zugang nach erfolgloser Mahnung mit angemessener Frist zu sperren und den Vertrag bei fortdauerndem Verzug außerordentlich zu kündigen. Die Geltendmachung des Verzugsschadens bleibt vorbehalten.

(5) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise für künftige Abrechnungszeiträume anzupassen. Eine Preisänderung wird dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gilt die Änderung als angenommen; hierauf wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Im Falle des Widerspruchs kann jede Vertragspartei den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preisänderung kündigen.

(6) Eine Erstattung bereits gezahlter Entgelte für einen laufenden Abrechnungszeitraum erfolgt nicht, soweit nicht zwingende gesetzliche Ansprüche bestehen.

§ 7 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Nutzungsvertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Der jeweils gewählte Abrechnungszeitraum (Monat oder Jahr) bildet die Mindestvertragslaufzeit.

(2) Der Vertrag kann von beiden Parteien in Textform zum Ende des jeweils laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Wird nicht gekündigt, verlängert sich der Vertrag automatisch um einen weiteren gleich langen Abrechnungszeitraum.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor bei erheblichem Zahlungsverzug, missbräuchlicher oder rechtswidriger Nutzung oder bei einem Verstoß gegen wesentliche Pflichten aus § 8.

(4) Für Konten in der unentgeltlichen Testphase gilt § 5; einer Kündigung bedarf es hier nicht.

§ 8 Pflichten und Verantwortlichkeit des Kunden

Der Kunde ist verpflichtet,

• nur zutreffende Daten einzugeben und die Software nur im Rahmen der geltenden Gesetze zu nutzen;
• seine Zugangsdaten sicher zu verwahren und die Nutzerkonten seiner Mitarbeiter sorgfältig zu verwalten;
• keine rechtswidrigen, schädlichen oder die Systemsicherheit gefährdenden Inhalte oder Programme hochzuladen oder zu übertragen;
• die Software nicht über die vertraglich vereinbarte Nutzung hinaus zu vervielfältigen, zu bearbeiten, zurückzuentwickeln oder Dritten entgeltlich oder unentgeltlich zur Nutzung zu überlassen;
• eigenständig und regelmäßig Sicherungskopien seiner Daten über die bereitgestellte Exportfunktion zu erstellen (siehe § 10);
• die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten (insbesondere GoBD) in eigener Verantwortung zu erfüllen und erzeugte Dokumente fachlich zu prüfen.

§ 9 Verfügbarkeit, Wartung, Support

(1) Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit des Dienstes. Eine bestimmte Verfügbarkeit wird außerhalb einer gesondert vereinbarten Service-Level-Vereinbarung nicht geschuldet; während der Beta-Phase wird keine Verfügbarkeit garantiert.

(2) Nicht in die Verfügbarkeit eingerechnet werden Zeiten geplanter Wartung sowie Ausfälle, die auf Umständen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters beruhen (z. B. Störungen bei Hosting-, Zahlungs- oder sonstigen Drittanbietern, höhere Gewalt). Geplante Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit vorab angekündigt und in nutzungsarme Zeiten gelegt.

(3) Support wird über die auf der Website angegebenen Kanäle in deutscher Sprache angeboten. Ein Anspruch auf Reaktion innerhalb einer bestimmten Frist besteht nur bei ausdrücklicher Vereinbarung.

§ 10 Daten des Kunden, Datensicherung und Datenexport

(1) Sämtliche vom Kunden eingegebenen oder hochgeladenen Daten bleiben seine Daten. Der Anbieter erhält hieran nur die zur Vertragserfüllung erforderlichen Nutzungs- und Verarbeitungsrechte.

(2) Der Kunde ist für die Sicherung seiner Daten selbst verantwortlich. Der Anbieter stellt hierfür Exportfunktionen bereit (u. a. PDF, CSV/DATEV, ZUGFeRD-XML und weitere im System verfügbare Formate).

(3) Nach Vertragsende kann der Kunde seine Daten für einen Zeitraum von 30 Tagen exportieren. Danach ist der Anbieter berechtigt und – vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten – verpflichtet, die Daten zu löschen. Daten, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, werden bis zum Ablauf dieser Fristen gesperrt und danach gelöscht.

§ 11 Gewährleistung

(1) Der Anbieter gewährleistet, dass die Software bei vertragsgemäßer Nutzung im Wesentlichen der jeweils gültigen Leistungsbeschreibung entspricht. Eine unerhebliche Minderung der Tauglichkeit bleibt außer Betracht.

(2) Mängel sind dem Anbieter unverzüglich in nachvollziehbarer Form mitzuteilen. Der Anbieter beseitigt Mängel innerhalb angemessener Frist durch Nachbesserung (z. B. Update, Umgehungslösung).

(3) Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), wird ausgeschlossen.

§ 12 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer übernommenen Garantie.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf). In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf das vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis gezahlte Nutzungsentgelt.

(3) Der Anbieter haftet nicht für den Verlust von Daten, soweit der Schaden darauf beruht, dass der Kunde eine ihm nach § 8 obliegende, zumutbare Datensicherung unterlassen hat. Für den typischen Wiederherstellungsaufwand bei ordnungsgemäßer Sicherung haftet der Anbieter im Rahmen von Absatz 2.

(4) Der Anbieter haftet nicht für steuerliche, handels- oder gewerberechtliche Folgen, die aus unrichtigen oder unvollständigen Eingaben des Kunden, aus der unterlassenen fachlichen Prüfung erzeugter Dokumente oder aus der Nichtbeachtung von Fristen resultieren.

(5) Eine weitergehende Haftung des Anbieters ist ausgeschlossen. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 13 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten nach Maßgabe der Datenschutzerklärung für VL-Cockpit. Diese ist über die Website in aktueller Fassung abrufbar und beschreibt Art, Umfang, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sowie die Rechte der betroffenen Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde).

(2) Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten verarbeitet (Art. 28 DSGVO), gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV). Der Kunde stimmt ihm beim Einrichten seiner Firma zu. Die Unterauftragsverarbeiter (u. a. Hosting- und E-Mail-Dienstleister, Anbieter der Belegerkennung) sind in Anlage 1 des AVV aufgeführt.

(3) Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff und sonstigen Sicherheitsvorfällen. Sicherheitsrelevante Ereignisse werden über geeignete Monitoring-Systeme überwacht und nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben beurteilt und behandelt.

§ 14 Änderungen dieser AGB

(1) Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies zur Anpassung an geänderte Rechtslage, Rechtsprechung oder technische bzw. betriebliche Gegebenheiten erforderlich ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt.

(2) Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gelten die geänderten AGB als angenommen; hierauf wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Im Falle des Widerspruchs kann jede Partei den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung kündigen.

§ 15 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat – der Geschäftssitz des Anbieters.

(3) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Abbedingung dieses Textformerfordernisses.

(4) Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

§ 16 Anbieter und Kontakt

Anbieter

Emil Dimitrov
VL Direkt – Transportservice & Fuhrparkberatung

Anschrift

Wilhelmstraße 29
65428 Rüsselsheim am Main
Deutschland

E-Mail

kontakt@vl-direkt.de

Weitere Angaben

siehe Impressum